Como respaldar y recuperar datos de Microsoft Outlook en Windows XP
Esto te servirá cuando ya es necesario formatear el S.O. y hacer una instalación limpia, o incluso cuando necesitamos migrar los datos a otra computadora porque dejaremos de usar la que tenemos.
Entre otras tareas de respaldo indispensables, si usamos Microsoft Outlook (El que vien con Office) necesitamos recuperar los datos almacenados, tales como carpetas, contactos, citas, calendario, etc.
NOTAS
El procedimiento para hacer lo mismo en Microsoft Outlook Express (El que viene con Windows) es diferente, para ello consulta el instructivo
Las instrucciones son válidas para Outlook XP, 2003 y 2007 corriendo en Windows XP, Windows Media Center, Windows 2003 y Windows 2000
Procedimiento
A diferencia de Outlook Express la tarea de recuperar la información almacenada en Outlook es muy sencilla, para rescatar y restaurar la información de Microsoft Outllok, deberás seguir los siguientes pasos:
Outlook guarda toda la configuración de cada usuario en una carpeta, en archivos PST. Si tienes varias cuentas de usuario en Windows y en cada una de ellas hay configuraciones diferentes de Outlook, deberás repetir el proceso para cada una de ellas.
Deberás de tener cerrado el programa para evitar problemas de archivos en uso.
Aunque el procedimiento de importar exportar es el normal por decirlo así, yo prefiero enseñarles otro alternativo, ya que ademas de ser más rapido, permite extraer los datos incluso de un sistema que ya no funcione (accediendo al disco duro y al sistema de archivos de alguna manera). La unica limitación es que en este método, toda la informacion es recopilada y restaurada tal como estaba, es decir que si requieres pasar datos selectivamente, no te servirá.
Por default Outlook guarda los archivos PST en la carpeta(s) siguiente(s):
C:\Documents and Settings\Usuario\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook
Donde Usuario es el nombre de cada perfil o cuenta en el sistema. (Usa el sentido común)
Entonces deberás copiar todos los archivos PST que encuentres en esta carpeta, generalmente serán Outlook.pst y Archive.pst, aunque en ocasiones solo será el primero, ya que el segundo es usado como almacén de datos antiguos y es posible que todavía no se haya creado. Si hay otros archivos con la extensión PST también copialos en algun lugar seguro.
En estos archivos PST viene toda la información de correos, carpetas, contactos, calendario, notas, tareas, etc.
Datos de las cuentas de correo electrónico
Lo unico que falta es recuperar los datos de configuración de la cuenta de correo. Aqui es donde está el problema, Microsoft quitó esta función a partir de Office XP, por lo que no hay una función que exporte los datos de las cuentas de correo que haya configuradas. Hay algunos métodos en los que haciendo edición y manipulación del registro se puede exportar la configuración de las cuentas, sin embargo la contraseña no se almacena en el registro, por lo que se deberá de poner manualmente de todas formas.
Como hay que hacer edición de registro, y este metodo es algo oscuro, creo que la unica manera segura y rapida es copiar a mano los datos de cada una de las cuentas e ingresarlos en el nuevo sistema.
Para ver la configuración de la cuenta usa los siguientes menús:
Herramientas/Configuración de la cuenta (Cuentas)/Correo electrónico
Selecciona la cuenta y da clic en modificar.
Los datos importantes generalmente son:
- Nombre de usuario
- Direccion de correo electrónico
- Servidor de entrada
- Servidor de salida
- Contraseña
En algunos casos deberás copiar la información de puertos, autentificación, SSL, etc.
Restaurar la configuración en el nuevo sistema
Una vez instalado el Outlook puedes usar el asistente para dar de alta las cuentas de correo electrónico con los datos que respaldaste en el paso anterior.
Si te falta alguno de los datos pues tendrás que hablarle al proveedor de servicio para que te los vuelva a dar.
Cierra Outlook inmediatamente.
Si no has metido nada a Outlook, sobreescribiremos los archivos vacíos con los que contienen tus datos anteriores.
Abre la carpeta de almacén, que será parecida a la original:
C:\Documents and Settings\Usuario\Configuración local\Datos de programa\Microsoft\Outlook
Donde Usuario es el nombre de cada perfil o cuenta en el sistema.
Copia los archivos PST que respaldaste en el sistema anterior en la nueva ruta, si te pregunta si quieres sobreescribir los archivos existentes dile que sí.
En caso de que ya tengas información almacenada en Outlook, deberás en ese caso importar los archivos PST para que no te borre lo que ya está.
Archivo/Importar Exportar/Importar de otro programa o archivo/Archivo de carpetas personales (PST)
Pon la ruta de cada uno de los archivos PST respaldados para que lo importe. El asistente te dará la opción de pasar datos selectivamente.
Si realizaste todo correctamente, Tarán, eso es todo.
Es todo, este paso es para que verifiques que todo esté ahí.
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